Jaarverslag Raad van Toezicht

Jaarverslag 2018 Raad van Toezicht Geldersch Landschap & Kasteelen (GLK)

De Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuur van de directeur-bestuurder en de algemene gang van zaken binnen GLK en staat hem met raad en advies terzijde.

Daarnaast fungeert de Raad van Toezicht als zijn werkgever en zorgt ervoor -onder meer door evaluatie van het functioneren van de bestuurder- dat de organisatie voorzien is van capabel bestuur.

De Raad van Toezicht bestaat uit zes personen en is zodanig samengesteld, dat verschillende deskundigheids- en aandachtsgebieden zijn vertegenwoordigd om op alle relevante aspecten van de organisatie toezicht te kunnen houden.

In het verslagjaar is in de vergadering van oktober vanwege het bereiken van de maximale zittingstermijn afscheid genomen van de heren Ab Welgraven en Bernard van der Voort. De Raad van Toezicht is hen zeer erkentelijk voor de belangeloze inzet van hun kennis en ervaring gedurende een reeks van jaren.

In verband met hun vertrek is een procedure voor de vervulling van deze vacatures in gang gezet, waarbij uitgangspunt bij de beide profielen was dat voorzien zou moeten worden in met name enerzijds financiële en anderzijds juridische kennis en kunde. Deze procedure heeft geleid tot de benoeming van respectievelijk mevrouw Elsbeth Boerboom en mevrouw Mariëtte Doornekamp.

Hieronder volgt alfabetisch de samenstelling van de Raad van Toezicht per 31 december 2018. Daarbij wordt de eventuele deelname aan één van de commissies van de Raad aangegeven alsmede het moment van al of niet herbenoembaarheid.

  • Mr. E.C.J. Boerboom lid. 03-10-2022 (herbenoembaar).
  • Mr. H.J.E. Bruins Slot, voorzitter, remuneratiecommissie, 01-12-2020 (niet herbenoembaar).
  • H.E. van Dijken BCom, lid, Financiële Audit Commissie, 01-01-2020 (niet herbenoembaar).
  • M. Doornekamp, lid, Financiële Audit Commissie, 12-12-2022 (herbenoembaar).
  • Mr. C.Th.E.M. Haubrich-Gooskens, lid, 01-01-2020 (niet herbenoembaar).
  • Ir. H.A.A.M. Webers, vice-voorzitter, renumeratiecommissie, 01-06-2021 (niet herbenoembaar)

De Raad van Toezicht heeft, zoals uit het voorgaande blijkt, twee commissies. Deze commissies ondersteunen en adviseren de Raad van Toezicht bij het uitvoeren van zijn verantwoordelijkheid op het terrein van de financiën alsmede ten aanzien van het werkgeverschap voor de directeur-bestuurder, inclusief zijn functioneren en zijn bezoldiging.

De voorzitter van de Raad van Toezicht woont tenminste eenmaal per jaar een vergadering van de Ondernemingsraad bij. Dit vond plaats op 25 september. Tevens woont hij de vergaderingen van de Raad van Advies als toehoorder bij.

De Raad van Toezicht heeft in het voorgaande verslagjaar onder externe begeleiding het eigen functioneren geëvalueerd. Op grond daarvan zijn onder meer nadere afspraken gemaakt om de effectiviteit van de inzet van de Raad te optimaliseren. Gedurende het verslagjaar hebben die afspraken positief gewerkt. In 2019 zal een en ander nader worden geëvalueerd.

De toezichtstaken van de Raad betreffen de volgende onderwerpen en activiteiten.

  • De realisatie van de statutaire doelstellingen van GLK.
  • De Meerjarenvisie en overige beleidskaders en de risico’s verbonden aan de activiteiten van GLK.
  • De opzet, werking en kwaliteitsborging van interne beheersings- en controlesystemen.
  • De financiële verslaglegging.
  • De naleving van wet- en regelgeving.
  • De verhouding met de overheden, in het bijzonder met de provincie Gelderland.
  • De verhouding met andere belanghebbenden binnen en buiten GLK, in het bijzonder ook de vrijwilligers en de donateurs.
  • Het op passende wijze uitvoering geven aan de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van GLK.

De Raad van Toezicht vergadert in aanwezigheid van de directeur-bestuurder, alsmede twee MT-leden, onder wie de wnd. directeur. In voorkomende gevallen verzorgen andere medewerkers presentaties in de vergadering. Tijdens de themabijeenkomsten kan gebruik worden gemaakt van externe adviseurs.

In 2017 is de Raad zesmaal bijeen geweest. Dit betrof vier reguliere vergaderingen op 14 februari, 23 mei, 3 oktober en 12 december en twee themabijeenkomsten op 28 maart en 14 november.

In de eerste themabijeenkomst is gediscussieerd naar aanleiding van een presentatie van mevrouw Elisabeth Ruijgrok van Bureau Witteveen+Bos, inzake de maatschappelijk toegevoegde waarde van het werk van GLK, toegelicht aan de hand van een door haar uitgevoerde maatschappelijke batenanalyse.

In de tweede themabijeenkomst is door het bureau Tinke-Non-Profitspecialisten een toelichting gegeven op hun rapportage inzake een marketingstrategie voor GLK. Aansluitend verzorgde de kasteelmanager van Ammersoyen, Annette Zeelenberg, een presentatie over haar ervaringen met het integraal management. Ook hier leidde het gebodene tot levendige discussies.

Twee leden van de Raad van Toezicht waren eenmaal verhinderd om de vergadering van de raad bij te wonen.

Ook in 2018 waren er leden van de Raad van Toezicht aanwezig bij de vrijwilligerscontactdag, de donateursexcursie en de begunstigersvergadering.

Onderstaand wordt een overzicht gegeven van de onderwerpen die soms meerdere malen door de Raad van Toezicht zijn behandeld.

Ter informatie / bespreking

  • Elke vergadering een directierapportage van de directeur-bestuurder inzake de stand van zaken met betrekking tot de voornemens uit het jaarplan.
  • Tevens elke vergadering een overzicht van de stand van zaken van de lopende projecten.
  • Periodiek de ontwikkeling financieel resultaat d.m.v. kwartaalrapportages en jaarprognose.
  • De Managementletter 2017.
  • Overzicht balanswaardering onroerend goed.
  • Bedrijfsbeleid informatiebeveiliging.
  • Risico- en fraude-inventarisatie, met o.m. specifiek aandacht voor datalekken.
  • Beleid en strategie continuïteitsreserve.
  • Informatie uit auditcommissie inzake soft controls.
  • Geactualiseerd beleggingsstatuut.
  • Aandacht belastingdienst voor toepassing omzetbelasting.
  • Klachtenoverzicht.
  • Uitvoering kwaliteitsimpuls.
  • Uitrol van het poortenconcept.
  • Digitalisering kerncollectie.
  • Voortgang ICT beheervisie.
  • Verdere implementatie AVG.
  • Viering lustrum in 2019.
  • Generatiepact GLK.
  • Het junior donateurschap.
  • Groen Manifest.
  • Dossier ‘Staatssteun en gelijkberechtiging’.
  • Ontwikkeling landbouw.
  • Voortgang energietransitie.
  • Stand van zaken waterschapslasten.
  • Evaluatie vakantiewoningen.
  • Erfpachtovereenkomst Loenermark.
  • Erfpachtkwestie Biljoen.
  • Afrikaanse varkenspest en gevolgen voorjaarsstorm en extreme droogte.
  • Informatie uit de Raad van Advies, de Beheer Advies Commissie en de Vermogens Beheer Commissie.

Ter goedkeuring en instemming

  • Jaarrekeningen 2017 van de onderscheidene GLK-stichtingen met goedkeurende accountantsverklaring.
  • Publieksjaarverslag 2017.
  • Begrotingen 2019 van de onderscheidene GLK-stichtingen.
  • Jaarplan 2019 “Liefde en vakmanschap voor Gelderse natuur en landschap”, met daarin voor het eerst opgenomen de KPI’s.
  • Verwerving natuurterreinen Winterswijk.
  • Mogelijke aankoop deel Kasteelse Hof te Ooy.
  • Vervulling vacatures Raad van Toezicht.
  • Privacystatement.

Het functioneren van de directeur-bestuurder heeft de remuneratiecommissie samen met hem geëvalueerd. Daarbij is met name gesproken over de uitdagingen die er in de nabije toekomst voor de organisatie en onze directeur-bestuurder liggen. De commissie heeft daarnaast opnieuw haar grote waardering uitgesproken voor de voortreffelijke wijze waarop Peter van den Tweel zich onvermoeibaar van zijn taak kwijt.

In het gesprek is tevens geconcludeerd dat de bezoldiging van de directeur-bestuurder zich binnen de regeling beloning goede doelen organisaties beweegt.

Tenslotte stelden wij gezamenlijk vast dat 2018 een bijzonder jaar was. GLK is geconfronteerd met sneeuw, storm, vorst en tenslotte extreme droogte. Directeur-bestuurder en raad hebben gezien dat de organisatie in staat is gebleken die bijzondere omstandigheden professioneel en flexibel het hoofd te bieden.

Over de uitkomst van dit renumeratie-overleg is de Raad van Toezicht naderhand mondeling geïnformeerd.

De leden van de Raad van Toezicht, als ook de andere raden, ontvangen geen beloning. Wel worden eventuele onkosten vergoed.

De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar ook beoordeeld of er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling, gelet op de hoofd- en nevenfuncties die de leden vervullen. Daar is naar het oordeel van de Raad geen sprake van.

De hoofd- en nevenfuncties per 31 december 2018 staan hieronder aangegeven.

  • mr. H.J.E. Bruins Slot, woont in Utrecht, voorzitter Raad van Toezicht stichting Wilde Ganzen, lid Raad van Advies Nationaal Park De Hoge Veluwe, voorzitter Raad van Toezicht Omroep Gelderland.
  • mr. E.C.J. (Elsbeth) Boerboom MBA, woont in Gorssel, voormalig advocaat De Brauw, bestuurder beleggingsportefeuille in onroerend goed, partner FutureFlow organisatieadvies en coaching, bestuurslid Stichting Deventer Binnenstadsmanagement
  • H.E. (Gonnie) van Dijken BCom, woont in Wekerom, Hoofd Expertise Centrum KYC Internationale Sanctiewetgeving Rabobank, lid bestuur AWN afdeling Zuid-Veluwe en Oost-Gelderland, lid Raad van Toezicht en voorzitter Audit Commissie Omroep Gelderland
  • M. (Mariëtte) Doornekamp, woont in Buren, Gelderland, bestuurder pensioenfonds ABP, Voorzitter Raad van Commissarissen GGN Holding, Bestuurder Stichting DHV Haskoning, Bestuurder Stichting Aandelen Remeha (SAR), bestuurder Amsterdam Sinfonietta, voorzitter Raad van Toezicht Care Nederland, vice-voorzitter Bestuur Eumedion
  • mr. C.T.E.M. (Cathrijn) Haubrich Gooskens, wonende te Deil, bestuur Gelderse Natuur- en Milieufederatie, voorzitter bestuur Vereniging tot Behoud van het Lingelandschap, bestuur Welzijn West Betuwe
  • ir. H.A.A.M. (Harry) Webers, woont in Deventer, oud algemeen directeur van advies- en ingenieursbureau Witteveen+Bos, voorzitter VVV Deventer, voorzitter SER Overijssel, plaatsvervangend voorzitter Commissie m.e.r., lid Raad van Advies Donkergroen, voorzitter Deventer Oranje Vereniging en diverse nevenfuncties op het gebied van onderwijs, kunst en cultuur